• Start
  • Blog
    • Praca indywidualna
    • Zespół
    • Organizacja
    • Inne
  • Oferta
  • O mnie
  • ScrumDzielnia
  • Kontakt
Zwinny Warsztat

Spotkanie jeden na jeden ze Scrum Masterem. Po co, kiedy i jak?

przez Marzena Zaziąbł 11 stycznia 2022
11 stycznia 2022 0 komentarzy
scrum-master-prowdzi-spotkanie-1:1

Czy Scrum Master robi spotkania 1:1 z członkami zespołu? Jakie pytania zadać, żeby spotkanie było wartościowe dla obydwu stron?

Na co dzień Scrum Master widzi zespół jako całość. Podczas takiej pracy można stracić perspektywę pojedynczych osób z zespołu. Praca zdalna nie pomogła. Mamy ograniczone spontaniczne dyskusje przy kawie, wymianę zdań w korytarzu, czy wspólne wyjścia na obiad.

W tym artykule znajdziesz:

  • Pytania otwarte, które pomogą Ci ustalić cel spotkania 1:1.
  • Sytuacje, w których robię 1:1 jako Scrum Master.
  • Pytania otwarte, których używam na 1:1.
  • Problematyczne momenty.
  • Listę pytań otwartych, które warto mieć pod ręką.

Kluczowe korzyści ze spotkań 1:1

Spotkania indywidualne mają duży potencjał i warto używać tego narzędzia będąc Scrum Masterem. Wartość, którą zyskuję z 1:1: 

  • Słyszę opinię każdego. Nie wszyscy chcą wypowiadać się na forum grupy. 
  • Rozumiem jak członkowie zespołu postrzegają rolę Scrum Mastera. Jeżeli nie jest spójna z moją definicją, od razu mogę to wyjaśnić. 
  • Pokazuję, że można rozmawiać o procesie i sposobie pracy. Dzięki temu proces staje się bardziej namacalny.
  • Wyłapuję konflikty i problemy zanim urosną i przeniosą się na cały zespół.
  • Buduję pozytywną relację z członkami zespołu.

Cel spotkania 1:1 ze Scrum Masterem

Moje pierwsze spotkanie 1:1 było katastrofą. Skończyłam je zastanawiając się: „Po co w ogóle się spotkaliśmy?”. Niestety nie umiałam na nie odpowiedzieć. Porozmawialiśmy o wakacjach, kawie, trochę o procesach… o wszystkim i o niczym. 

Ustawienie spotkania w kalendarzu, to jeszcze nie wszystko. Jeżeli chce mieć wartościowe spotkanie, to poświęcam parę minut i zastanawiam się nad jego celem.

Jak ustalić cel spotkania 1:1?

W ustaleniu celu spotkania pomagają mi poniższe pytania otwarte.

  • Co chcę osiągnąć przez to spotkanie?
  • Jakiego wyniku oczekuję? 
  • Po czym poznam, że spotkanie było wartościowe?
  • Co będzie wartościowym wynikiem dla mojego rozmówcy?

Jeżeli mam już cel spotkania, zapisuję go w zaproszeniu. Mój rozmówca na pewno chce wiedzieć, dlaczego się spotykamy.

jak-ustalic-cel-spotkania-1:1-pytania-otwarte
Jak ustalić cel spotkania 1:1. Pomocne pytania otwarte.

Główne cele moich spotkań 1:1

Mam kilka sytuacji, w których spotykam się indywidualnie z członkami zespołu:

  1. Zaczynam pracę z nowym dla mnie zespołem.
  2. Zbieram feedback na temat procesu (omówić cele procesowe).
  3. Chcę lepiej poznać ludzi i mieć z nimi pozytywne relacje.
  4. Zależy mi, żeby zrozumieć postrzeganie roli Scrum Mastera i zebrać feedbacku o mojej pracy.
  5. Widzę niepokojące zachowanie jakiejś osoby i chcę się z nią podzielić moimi obserwacjami (np. unikanie odpowiedzi, osoba chętna do dyskusji wycofuje się).

#1 Scrum Master zaczyna pracę z nowym zespołem

Zespół jest ze sobą od dłuższego czasu i ma już swój sposób pracy. Kiedy dołączam do zespołu, chcę zrozumieć:

  • jak każdy postrzega swój zespół
  • jakie praktyki działają, a co przeszkadza

Przykłady pytań otwartych

Charakterystyka zespołu:

  • Jakie są 3 super moce zespołu?
  • Gdzie widzisz słabe strony?
  • Jakich trzech słów użyjesz do opisania zespołu?

Praktyki i proces:

  • Które z praktyk dobrze wam działają? Wymień wszystkie praktyki i nawyki, które przychodzą Ci do głowy.
  • Jakie widzisz problemy, które są z wami od zawsze i na które nie macie wpływu?
  • Z jakiej rzeczy, którą usprawniliście jesteś najdumniejszy?
  • Jak mierzycie sukces zespołu?

Celowo unikam pytań, które nawiązują do frameworków np. Scruma, Kanbana. Każdy ma inne doświadczenia i przez to inaczej je definiuje.

Pytanie na koniec:

  • Jestem nową osobą w zespole. Jaką radę możesz mi dać?

Pytanie działa zaskakująco dobrze. Każdy ma kilka ciekawych sugestii do dodania.

Więcej pytań znajdziesz w dokumencie na końcu artykułu.

pytanie-otwarte-na-1:1-dla-scrum-master
Pomocne pytanie otwarte na pierwszego 1:1.

#2 Zbieranie feedbacku o procesie i zmianach

Z reguły po około 2-3 miesiącach wspólnej pracy z zespołem staram się spotkać i porozmawiać o wdrożonych zmianach. Dodatkowo często na początku współpracy uzgadniam cele procesowe z zespołem. 1:1 jest dobrym miejscem, żeby na nie spojrzeć i zastanowić się, co jeszcze możemy zrobić.

Przykłady pytań otwartych

Zbieranie feedbacku o celach i wdrożonych zmianach:

  • Jak oceniasz zmianę X. Co było dobre? Co możemy zrobić inaczej następnym razem?
  • W skali od 1-10 jak ocenisz usprawnianie procesu w ostatnich 3 miesiącach? Z czego wynika Twój wybór? Czego potrzebujesz, żeby następnym razem dać 10?
  • Używając jednego słowa, jak podsumujesz ostatnie 3 miesiące? Co spowodowało, że użyłeś takiego słowa?

#3 Budowanie i dbanie o pozytywne relacje

Usłyszałam kiedyś świetną radę od programisty dla Scrum Mastera: „Przyjdź i po prostu zapytaj ludzi, co u nich słychać. Scrum Master jest kimś innym niż Manager. Czasami chce się porozmawiać z kimś neutralnym.”

Ta odpowiedź zmieniła moje spojrzenie na spotkania indywidualne i budowanie relacji. Nadała im sens.

Przykłady pytań otwartych

Pytania ogólne

  • Co u Ciebie słychać?
  • Jak się czujesz w pracy?
  • Jak wygląda Twoja współpraca z resztą zespołu?

Przełamanie lodów w formie zabawy

Na spotkanie mam przygotowane karteczki z 20 pytaniami. Losujemy 3 – 5 pytań. Na jedno pytanie poświęcamy maksymalnie 4 minuty.

  • Jaka była Twoja ulubiona rzecz w wieku 8 lat?
  • Gdybyś mógł wybrać jedną super moc, co by to było?
  • Co najbardziej cenisz w przyjaźni?

Moją inspiracją do tego ćwiczenia było Who Cards. Na stronie znajdziecie 64 pytania po angielsku. Jest też wersja online, która losuje pytanie. Listę pytań w formacie .pdf znajdziesz tutaj.

who-cards-pytania-otwarte-dla-scrum-mastera
Strona Who Cards ze zbiorem różnych pytań do lepszego poznania się.

#4 Scrum Master – definicja roli i zebranie feedbacku

Odpowiedzialności Scrum Mastera mogą być inaczej rozumiane w różnych organizacjach. Warto dowiedzieć się jak członkowie zespołu postrzegają rolę Scrum Mastera i pokazać też swoją perspektywę. 1:1 jest świetnym miejscem do przedyskutowania wszystkich rozbieżności. 

Zależy mi na budowaniu kultury feedbacku, dlatego rozmowę indywidualną wykorzystuję też do zbierania informacji zwrotnej o mojej pracy.

Przykłady pytań otwartych

Definicja i oczekiwania względem Scrum Mastera:

  • Czego oczekujesz od mojej roli?
  • Z Twojej perspektywy jakie są 3 główne obowiązki Scrum Master?
  • Jaką wartość dostarcza Scrum Master?

Feedback do działań Scrum Mastera:

  • Jakie 3 działania, które zrobiłam uważasz za wartościowe dla Ciebie lub zespołu?
  • Czego chciałabyś zobaczyć więcej?
  • Co mogę zmienić, żeby pracowało nam się lepiej?

Więcej pytań znajdziesz w dokumencie na końcu artykułu.

#5 Spontaniczne 1:1 – niepokojące zachowanie

Zdarza się, że na spotkaniu widzę niestandardowe zachowania np. osoba z reguły zaangażowana wycofuje się lub jest wyczuwalne napięcie między kilkoma osobami. Każde zachowanie, które jest dla mnie alarmujące od razu wyjaśniam na 1:1. 

Dzielenie się obserwacjami

Schemat rozmowy o moich założeniach:

  1. Na spotkaniu widziałam … (przedstawienie faktów, to co dokładnie widziałam bez mojej interpretacji)
  2. Mam założenie / odczucie, że … (moja interpretacja tego co się wydarzyło)
  3. Obawiam się, że jeżeli moje założenie jest prawdziwe to … (konsekwencje zachowania)
  4. Co o tym sądzisz?

Przykład:

  1. Na spotkaniu widziałam, że byłeś wycofany i nie uczestniczyłeś w dyskusjach. Rozmowy i decyzje były podejmowane głównie przez nowe osoby w zespole. 
  2. Mam odczucie, że wycofujesz się, ponieważ te osoby są ekstrawertyczne. Może Ci się z nimi ciężko rozmawiać i współpracować.
  3. Mam obawy, że jeżeli moje założenie jest prawdziwe, to możemy stracić Twój głos w dyskusji, który jest bardzo ważny i pokazuje inną perspektywę. Co gorsza myślę, że długoterminowo możesz być tym sfrustrowany.
  4. Co o tym sądzisz?
szybki-feedback-dla-scrum-mastera
Spontaniczny 1:1. Jak szybko podzielić się swoimi obserwacjami.

Kiedy nie wszystko idzie po Twojej myśli

Do tej pory spotkałam się z dwoma sytuacjami, w których 1:1 organizowany przez Scrum Mastera wywołał kontrowersje:

  1. Manager zespołu nie był zadowolony, że Scrum Master robi 1:1 z członkami jego zespołu
  2. Członkowie zespołów nie widzieli sensu w spotkaniach

W pierwszym przypadku, czasami Managerowie rozumieją 1:1 jako narzędzie zarezerwowane tylko dla nich. Spotkanie, na którym głównie rozmawia się o rozwoju pracownika oraz jego wyzwaniach. Z mojej perspektywy 1:1 to spotkanie na którym dwie osoby próbują osiągnąć wartość określoną celem spotkania. W moim przypadku wystarczyło wyjaśnienie Managerowi, po co spotykam się z członkami zespołu.

W drugim przypadku zawsze staram się wyjaśnić cel spotkania przed wysłaniem zaproszenia na 1:1. Podczas rozmowy, jeżeli osiągnęliśmy cel to nie przeciągam i kończymy. Warto pamiętać, że nie każdy będzie miał potrzebę dbania o relację i poznawania siebie nawzajem. Ludzie są różni i dobrze to zaakceptować.

Więcej o różnych typach osobowości bazujących na modelu Eriksona możesz poczytać w drugiej części mojego artykułu Co zrobić, kiedy Twój manager nadaje na innych falach.

Jak często Scrum Master może robić spotkania 1:1

Cel: rozmowa o procesie

Spotkania dotyczące procesu i celów procesowych robię co kilka miesięcy. Szukam sensownego odcinka czasu, w którym jest realne wprowadzenie zmiany. Ponieważ z reguły definiuję z zespołem cele kwartalne, więc organizuję 1:1 co 3 miesiące.

Cel: Scrum Master zbiera feedbacku o swojej pracy

Zaczynając pracę z nowym zespołem, zbieram informację zwrotną po spotkaniach zespołowych np. na końcu każdej retrospektywy. Pierwsze 1:1 dotyczące feedbacku do mojej pracy robię po kilku miesiącach. Staram się mieć takie spotkanie minimum raz na kwartał.

Cel: utrzymywanie pozytywnych relacji

Jeżeli mam nowy zespół to robię 1:1, którego celem jest tylko poznanie siebie nawzajem i zbudowanie relacji. W późniejszym czasie nie organizuję dedykowanego spotkania indywidualnego. Bardziej naturalnie wychodzi spotkanie się na spontanicznej kawie lub zostajemy dłużej po innym spotkaniu. Natomiast dbam o to, żeby mieć czas dla każdej osoby w zespole i porozmawianie minimum raz w kwartale.

Szukaj swoich metod

Mój sposób prowadzenia spotkań jeden na jeden to ciągłe próby, wyciąganie wniosków i wdrażanie zmian. Natomiast każdy ma swój styl pracy i praktyki. Napisz w komentarz czego jeszcze używasz i widzisz, że działa.

Poniżej znajdziesz ściągę dla Scrum Mastera. Ponad 80 pytań otwartych, które mam pod ręką podczas moich spotkań 1:1.

Ściąga Scrum Mastera (lista pytań otwartych na 1:1)

Ponad 80 pytań przydatnych na 1:1 – Lista pytań otwartych na 1:1

1:1ManagerNarzędziaScrum Master
0 komentarzy
1
FacebookLinkedin
Marzena Zaziąbł

Pracuję jako Agile Lead, Mentorka i Trenerka. Współpracuję z zespołami deweloperskimi, managerami i całą organizacją. Obserwuję procesy, pokazuję obszary wymagające usprawnień i wdrażam zmiany.

poprzedni artykuł
Co zrobić, kiedy Twój manager nadaje na innych falach?
następny artykuł
6 inspiracji z książki „Myślenie pytaniami”

Mogą Cię zainteresować

Poznaj motywacje do pracy swoich pracowników

14 lutego 2022

Co zrobić, kiedy Twój manager nadaje na innych...

19 listopada 2021

Zwinny Warsztat

Na blogu znajdziesz narzędzia i inspiracje przydatne w codziennej pracy. Dzielę się tym, co u mnie działa.
Marzena Zaziąbł

Obserwuj mnie

Facebook Instagram Linkedin Email

Popularne wpisy

  • 1

    Co zrobić, kiedy Twój manager nadaje na innych falach?

    19 listopada 2021
  • 2

    Jak Women in Agile wspiera kobiety w IT?

    19 października 2021
  • 3

    Spotkanie jeden na jeden ze Scrum Masterem. Po co, kiedy i jak?

    11 stycznia 2022
  • 4

    Poznaj motywacje do pracy swoich pracowników

    14 lutego 2022
  • 5

    6 inspiracji z książki „Myślenie pytaniami”

    24 stycznia 2022

Kategorie

  • Inne (6)
  • Praca indywidualna (3)
  • Zespół (3)

1:1 Facylitacja Kobiety w IT Książka Manager Model Narzędzia Scrum Master Wywiad z ekspertem

  • Facebook
  • Instagram
  • Linkedin
  • Email
Zwinny Warsztat
  • Start
  • Blog
    • Praca indywidualna
    • Zespół
    • Organizacja
    • Inne
  • Oferta
  • O mnie
  • ScrumDzielnia
  • Kontakt