Spotkanie jeden na jeden ze Scrum Masterem. Po co, kiedy i jak?

881

Czy Scrum Master robi spotkania 1:1 z członkami zespołu? Jakie pytania zadać, żeby spotkanie było wartościowe dla obydwu stron?

Na co dzień Scrum Master widzi zespół jako całość. Podczas takiej pracy można stracić perspektywę pojedynczych osób z zespołu. Praca zdalna nie pomogła. Mamy ograniczone spontaniczne dyskusje przy kawie, wymianę zdań w korytarzu, czy wspólne wyjścia na obiad.

W tym artykule znajdziesz:

• Pytania otwarte, które pomogą Ci ustalić cel spotkania 1:1.
• Sytuacje, w których robię 1:1 jako Scrum Master.
• Pytania otwarte, których używam na 1:1.
• Problematyczne momenty.
• Listę pytań otwartych, które warto mieć pod ręką.

Kluczowe korzyści ze spotkań 1:1

Spotkania indywidualne mają duży potencjał i warto używać tego narzędzia będąc Scrum Masterem. Wartość, którą zyskuję z 1:1: 

• Słyszę opinię każdego. Nie wszyscy chcą wypowiadać się na forum grupy. 
• Rozumiem jak członkowie zespołu postrzegają rolę Scrum Mastera. Jeżeli nie jest spójna z moją definicją, od razu mogę to wyjaśnić. 
• Pokazuję, że można rozmawiać o procesie i sposobie pracy. Dzięki temu proces staje się bardziej namacalny.
• Wyłapuję konflikty i problemy zanim urosną i przeniosą się na cały zespół.
• Buduję pozytywną relację z członkami zespołu.

Cel spotkania 1:1 ze Scrum Masterem

Moje pierwsze spotkanie 1:1 było katastrofą. Skończyłam je zastanawiając się: „Po co w ogóle się spotkaliśmy?”. Niestety nie umiałam na nie odpowiedzieć. Porozmawialiśmy o wakacjach, kawie, trochę o procesach… o wszystkim i o niczym. 

Ustawienie spotkania w kalendarzu, to jeszcze nie wszystko. Jeżeli chce mieć wartościowe spotkanie, to poświęcam parę minut i zastanawiam się nad jego celem.

Jak ustalić cel spotkania 1:1?

W ustaleniu celu spotkania pomagają mi poniższe pytania otwarte.

• Co chcę osiągnąć przez to spotkanie?
• Jakiego wyniku oczekuję? 
• Po czym poznam, że spotkanie było wartościowe?
• Co będzie wartościowym wynikiem dla mojego rozmówcy?

Jeżeli mam już cel spotkania, zapisuję go w zaproszeniu. Mój rozmówca na pewno chce wiedzieć, dlaczego się spotykamy.

Główne cele moich spotkań 1:1

Mam kilka sytuacji, w których spotykam się indywidualnie z członkami zespołu:

1. Zaczynam pracę z nowym dla mnie zespołem.
2. Zbieram feedback na temat procesu (omówić cele procesowe).
3. Chcę lepiej poznać ludzi i mieć z nimi pozytywne relacje.
4. Zależy mi, żeby zrozumieć postrzeganie roli Scrum Mastera i zebrać feedbacku o mojej pracy.
5. Widzę niepokojące zachowanie jakiejś osoby i chcę się z nią podzielić moimi obserwacjami (np. unikanie odpowiedzi, osoba chętna do dyskusji wycofuje się).

#1 Scrum Master zaczyna pracę z nowym zespołem

Zespół jest ze sobą od dłuższego czasu i ma już swój sposób pracy. Kiedy dołączam do zespołu, chcę zrozumieć:

• jak każdy postrzega swój zespół
• jakie praktyki działają, a co przeszkadza

Przykłady pytań otwartych

Charakterystyka zespołu:

• Jakie są 3 super moce zespołu?
• Gdzie widzisz słabe strony?
• Jakich trzech słów użyjesz do opisania zespołu?

Praktyki i proces:

• Które z praktyk dobrze wam działają? Wymień wszystkie praktyki i nawyki, które przychodzą Ci do głowy.
• Jakie widzisz problemy, które są z wami od zawsze i na które nie macie wpływu?
• Z jakiej rzeczy, którą usprawniliście jesteś najdumniejszy?
• Jak mierzycie sukces zespołu?

Celowo unikam pytań, które nawiązują do frameworków np. Scruma, Kanbana. Każdy ma inne doświadczenia i przez to inaczej je definiuje.

Pytanie na koniec:

• Jestem nową osobą w zespole. Jaką radę możesz mi dać?

Pytanie działa zaskakująco dobrze. Każdy ma kilka ciekawych sugestii do dodania.

Więcej pytań znajdziesz w dokumencie na końcu artykułu.

#2 Zbieranie feedbacku o procesie i zmianach

Z reguły po około 2-3 miesiącach wspólnej pracy z zespołem staram się spotkać i porozmawiać o wdrożonych zmianach. Dodatkowo często na początku współpracy uzgadniam cele procesowe z zespołem. 1:1 jest dobrym miejscem, żeby na nie spojrzeć i zastanowić się, co jeszcze możemy zrobić.

Przykłady pytań otwartych

Zbieranie feedbacku o celach i wdrożonych zmianach:

• Jak oceniasz zmianę X. Co było dobre? Co możemy zrobić inaczej następnym razem?
• W skali od 1-10 jak ocenisz usprawnianie procesu w ostatnich 3 miesiącach? Z czego wynika Twój wybór? Czego potrzebujesz, żeby następnym razem dać 10?
• Używając jednego słowa, jak podsumujesz ostatnie 3 miesiące? Co spowodowało, że użyłeś takiego słowa?

#3 Budowanie i dbanie o pozytywne relacje

Usłyszałam kiedyś świetną radę od programisty dla Scrum Mastera: „Przyjdź i po prostu zapytaj ludzi, co u nich słychać. Scrum Master jest kimś innym niż Manager. Czasami chce się porozmawiać z kimś neutralnym.”

Ta odpowiedź zmieniła moje spojrzenie na spotkania indywidualne i budowanie relacji. Nadała im sens.

Przykłady pytań otwartych

Pytania ogólne

• Co u Ciebie słychać?
• Jak się czujesz w pracy?
• Jak wygląda Twoja współpraca z resztą zespołu?

Przełamanie lodów w formie zabawy

Na spotkanie mam przygotowane karteczki z 20 pytaniami. Losujemy 3 – 5 pytań. Na jedno pytanie poświęcamy maksymalnie 4 minuty.

• Jaka była Twoja ulubiona rzecz w wieku 8 lat?
• Gdybyś mógł wybrać jedną super moc, co by to było?
• Co najbardziej cenisz w przyjaźni?

Moją inspiracją do tego ćwiczenia było Who Cards. Na stronie znajdziecie 64 pytania po angielsku. Jest też wersja online, która losuje pytanie. Listę pytań w formacie .pdf znajdziesz tutaj.

#4 Scrum Master – definicja roli i zebranie feedbacku

Odpowiedzialności Scrum Mastera mogą być inaczej rozumiane w różnych organizacjach. Warto dowiedzieć się jak członkowie zespołu postrzegają rolę Scrum Mastera i pokazać też swoją perspektywę. 1:1 jest świetnym miejscem do przedyskutowania wszystkich rozbieżności. 

Zależy mi na budowaniu kultury feedbacku, dlatego rozmowę indywidualną wykorzystuję też do zbierania informacji zwrotnej o mojej pracy.

Przykłady pytań otwartych

Definicja i oczekiwania względem Scrum Mastera:

• Czego oczekujesz od mojej roli?
• Z Twojej perspektywy jakie są 3 główne obowiązki Scrum Master?
• Jaką wartość dostarcza Scrum Master?

Feedback do działań Scrum Mastera:

• Jakie 3 działania, które zrobiłam uważasz za wartościowe dla Ciebie lub zespołu?
• Czego chciałabyś zobaczyć więcej?
• Co mogę zmienić, żeby pracowało nam się lepiej?

Więcej pytań znajdziesz w dokumencie na końcu artykułu.

#5 Spontaniczne 1:1 – niepokojące zachowanie

Zdarza się, że na spotkaniu widzę niestandardowe zachowania np. osoba z reguły zaangażowana wycofuje się lub jest wyczuwalne napięcie między kilkoma osobami. Każde zachowanie, które jest dla mnie alarmujące od razu wyjaśniam na 1:1. 

Dzielenie się obserwacjami

Schemat rozmowy o moich założeniach:

1. Na spotkaniu widziałam … (przedstawienie faktów, to co dokładnie widziałam bez mojej interpretacji)
2. Mam założenie / odczucie, że … (moja interpretacja tego co się wydarzyło)
3. Obawiam się, że jeżeli moje założenie jest prawdziwe to … (konsekwencje zachowania)
4. Co o tym sądzisz?

Przykład:

1. Na spotkaniu widziałam, że byłeś wycofany i nie uczestniczyłeś w dyskusjach. Rozmowy i decyzje były podejmowane głównie przez nowe osoby w zespole. 
2. Mam odczucie, że wycofujesz się, ponieważ te osoby są ekstrawertyczne. Może Ci się z nimi ciężko rozmawiać i współpracować.
3. Mam obawy, że jeżeli moje założenie jest prawdziwe, to możemy stracić Twój głos w dyskusji, który jest bardzo ważny i pokazuje inną perspektywę. Co gorsza myślę, że długoterminowo możesz być tym sfrustrowany.
4. Co o tym sądzisz?

Kiedy nie wszystko idzie po Twojej myśli

Do tej pory spotkałam się z dwoma sytuacjami, w których 1:1 organizowany przez Scrum Mastera wywołał kontrowersje:

1. Manager zespołu nie był zadowolony, że Scrum Master robi 1:1 z członkami jego zespołu
2. Członkowie zespołów nie widzieli sensu w spotkaniach

W pierwszym przypadku, czasami Managerowie rozumieją 1:1 jako narzędzie zarezerwowane tylko dla nich. Spotkanie, na którym głównie rozmawia się o rozwoju pracownika oraz jego wyzwaniach. Z mojej perspektywy 1:1 to spotkanie na którym dwie osoby próbują osiągnąć wartość określoną celem spotkania. W moim przypadku wystarczyło wyjaśnienie Managerowi, po co spotykam się z członkami zespołu.

W drugim przypadku zawsze staram się wyjaśnić cel spotkania przed wysłaniem zaproszenia na 1:1. Podczas rozmowy, jeżeli osiągnęliśmy cel to nie przeciągam i kończymy. Warto pamiętać, że nie każdy będzie miał potrzebę dbania o relację i poznawania siebie nawzajem. Ludzie są różni i dobrze to zaakceptować.

Więcej o różnych typach osobowości bazujących na modelu Eriksona możesz poczytać w drugiej części mojego artykułu Co zrobić, kiedy Twój manager nadaje na innych falach.

Jak często Scrum Master może robić spotkania 1:1

Cel: rozmowa o procesie

Spotkania dotyczące procesu i celów procesowych robię co kilka miesięcy. Szukam sensownego odcinka czasu, w którym jest realne wprowadzenie zmiany. Ponieważ z reguły definiuję z zespołem cele kwartalne, więc organizuję 1:1 co 3 miesiące.

Cel: Scrum Master zbiera feedbacku o swojej pracy

Zaczynając pracę z nowym zespołem, zbieram informację zwrotną po spotkaniach zespołowych np. na końcu każdej retrospektywy. Pierwsze 1:1 dotyczące feedbacku do mojej pracy robię po kilku miesiącach. Staram się mieć takie spotkanie minimum raz na kwartał.

Cel: utrzymywanie pozytywnych relacji

Jeżeli mam nowy zespół to robię 1:1, którego celem jest tylko poznanie siebie nawzajem i zbudowanie relacji. W późniejszym czasie nie organizuję dedykowanego spotkania indywidualnego. Bardziej naturalnie wychodzi spotkanie się na spontanicznej kawie lub zostajemy dłużej po innym spotkaniu. Natomiast dbam o to, żeby mieć czas dla każdej osoby w zespole i porozmawianie minimum raz w kwartale.

Szukaj swoich metod

Mój sposób prowadzenia spotkań jeden na jeden to ciągłe próby, wyciąganie wniosków i wdrażanie zmian. Natomiast każdy ma swój styl pracy i praktyki. Napisz w komentarz czego jeszcze używasz i widzisz, że działa.

Poniżej znajdziesz ściągę dla Scrum Mastera. Ponad 80 pytań otwartych, które mam pod ręką podczas moich spotkań 1:1.

Ściąga Scrum Mastera (lista pytań otwartych na 1:1)

Ponad 80 pytań przydatnych na 1:1 – Lista pytań otwartych na 1:1