W tej serii artykułów znajdziesz wywiady z ekspertami i ekspertkami, którzy dzielą się swoimi ulubionymi narzędziami. W tym artykule dowiesz się jak planować kwartał z zespołem, kiedy używać parafrazy oraz co to jest Stay Interview:
- Wizualne planowanie kwartału – Tomek Karzarnowicz
- Parafrazy podczas spotkań – Agnieszka Zawadzka
- Stay Interview – Ewelina Kalemba – Domagała
1. Planowanie kwartału – gra zespołowa
Tomasz Karzarnowicz
„Gdy budowałem swoje pierwsze strony dla klientów, szukałem odpowiedzi na pytanie, jak to zrobić optymalnie – planowanie, wdrażanie, feedback. Odpowiedź kryła się w pięciu literach – agile. Codziennie uczę się pracować zwinnie, a zdobytą wiedzą dzielę się z innymi, m.in. prowadząc bloga i podcast (k85.pl). Doświadczenie zdobywałem w rolach Scrum Mastera, Agile Coacha, IT Project Managera, a obecnie pracuję jako Lead Delivery Manager
Planowanie kwartału – gra zespołowa
Lubię pracować z zespołami, które chcą mieć wpływ na to, co wytwarzają. Jedną z takich aktywności, które wspólnie robimy, jest uporządkowanie wszystkich pomysłów, które mamy na bliższą i dalszą przyszłość. Bo najczęściej jest tak, że pomysłów jest więcej, niż możemy zrealizować. Trzeba to zatem ogarnąć i poukładać priorytetami. Do tego służy mi prosta gra.
Zasady gry – planowanie kwartału
Gra polega na tym, że wspólnie układamy wszelkie inicjatywy, które chcemy zrealizować i zapisujemy je na kartkach. Bez wdawania się w bardzo szczegółowe rozmowy. Układamy je od góry (najważniejsze) do dołu (mniej istotne).
Układanie tych priorytetów to właśnie gra. Na początku mamy worek pomysłów (każdy przed spotkaniem mógł je tam umieścić). Gracz w jednej turze może wykonać jeden z poniższych ruchów:
- wyciągnąć z worka pomysł i umieścić go na liście priorytetów
- zmienić miejsce pomysłu na liście priorytetów
Gdy skończy się runda pierwsza, to robimy kolejną. Aż do momentu, gdy z worka znikną wszystkie pomysły i zostaną ułożone w priorytety.
Kiedy używać gry?
Używam jej w różnych sytuacjach:
- mamy dużo pomysłów i trzeba je jakoś poukładać
- chcemy zaplanować najbliższy kwartał i nie wiemy co wybrać
- z jakiegoś względu musimy ułożyć plan długoterminowy, ale chcemy wiedzieć na czym skupimy się w najbliższej przyszłości
Zalety gry
Gra jest świetna, bo ma proste zasady, a każdy dzięki niej czuje możliwość wpływu na przyszłość. Dobrze się skaluje – można ułożyć na niej naprawdę dużo pomysłów (najwięcej ułożyliśmy blisko 60), a granie w 10-15 osób nadal jest możliwe. Oczywiście większa skala to więcej czasu, jednak prostota gry bardzo sprzyja temu, aby szło sprawnie.”
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tej aktywności, to szczegóły znajdziesz w artykule Planowanie kwartału i wizualizacja w 6 krokach na blogu www.k85.pl.
2. Parafraza podczas facylitacji spotkań
Agnieszka Zawadzka
Agnieszka jest trenerką umiejętności psychospołecznych, mediatorką, Scrum Masterką. Prowadzi kanał na YouTube: „Relacyjny Scrum Master”, którego celem jest pogłębianie kompetencji komunikacyjnych Scrum Masterów.
Co to parafraza?
„Parafraza jest prostym narzędziem komunikacyjnym. Służy sprawdzeniu, czy dobrze zrozumieliśmy, co ktoś powiedział. Dzięki niej doprecyzowujemy i rozjaśniamy komunikację.
Jak stosować parafrazy?
Parafraza ma schemat, który warto używać. Na początku może Ci się to wydawać sztuczne, ale z czasem nabiera się płynności.
Zaczynamy parafrazę od sformułowania: „Czy dobrze rozumiem, że…” lub „Innymi słowy chodzi Ci o to, że… “. W środku parafrazy przedstawiamy to, co zrozumieliśmy z wypowiedzi, sedno komunikatu. Na koniec warto zadać pytanie, żeby się upewnić, czy nasze rozumowanie jest prawidłowe np. „Czy dobrze Cię rozumiem?”, „Czy o to chodzi?”
Najlepiej będzie, jeżeli wyjaśnię to na przykładzie. Załóżmy, że ktoś mówi zdanie:
- „Po przeprowadzeniu analizy wszystkich otrzymanych przez was danych, stwierdziliśmy, że występują niewielkie błędy, które trzeba poprawić jak najszybciej.”
Parafraza takiego zdanie może być następująca:
- „Innymi słowy chodzi Ci o to, żebyśmy jak najszybciej poprawili błędy. Czy dobrze Cię zrozumiałam?”
Pierwsze kroki
Warto napisać sobie zdania na kartce np. wypowiedzi innych osób. Później używając schematu parafrazy, w spokoju napisać podsumowanie. To nie jest gorąca sytuacja, więc spokojnie można się zastanowić, jak sparafrazować wypowiedź.
Kiedy używać parafrazy?
Narzędzie przydaje mi się głównie podczas spotkań, gdzie chcemy zakończyć z jakąś puentą lub decyzją. Osoby, które zgłaszają swoje uwagi i rozwiązania często rozbudowują swoje wypowiedzi. W takim wypadku sens przekazu się gubi. To dobry moment, żeby osoba facylitująca spotkanie sparafrazowała wypowiedź. Takie podejście pomaga dodatkowo w zapisywaniu krótkich notatek podczas spotkania.
Parafrazy używam także podczas burzliwych dyskusji, gdzie pojawiają się emocje. Ludzie mówią rzeczy, których sami nie słyszą. Powtórzenie tego powoduje, że człowiek zwraca uwagę na to, że powiedział coś ważnego.
Dlaczego warto?
Regularne stosowanie parafrazy moderuje styl komunikacji. Jeżeli pracujesz z osobami, które lubią opowiadać, to przez puentowanie dajesz miękki i wyraźny sygnał, że mówimy krótko. Bez zwracania uwagi pokazujesz, że cenione są krótkie i przemyślanie wypowiedzi.“
Jeżeli chcesz zobaczyć więcej przykładów związanych z parafrazą, to odsyłam Cię do filmiku nagranego przez Agnieszkę: Parafraza w pracy zwinnej.
3. Stay Interview z pracownikami
Ewelina Kalemba – Domagała
Absolwentka psychologii i pasjonatka zagadnień związanych z kulturą organizacyjną. Doświadczona w budowaniu i skalowaniu zespołów, nieustannie szuka nowej wiedzy i sposobów jak budować efektywną kulturę.
Czym jest Stay Interview?
„Stay Interview to narzędzie, które pomaga zrozumieć, dlaczego pracownicy zostają w firmie oraz co może sprawić, że z niej odejdą.
Spotkanie przeprowadza się z osobami pracującymi w firmie, które uznawane za najlepszych performerów lub „social star”. To osoby, które są autorytetem i są ważne dla firmy lub zespołu, dzięki czemu mają wpływ na inne osoby i ich zachowanie.
Jeżeli w firmie znajdują się dodatkowe narzędzia do zbierania informacji zwrotnej np. ankiety zaangażowania pracowników, Stay Interview jest dla nich dodatkiem jakościowym. Pozwala na pogłębienie indywidualnej perspektywy w obszarach wskazanych przez ankiety.
Jak przeprowadzić spotkanie Stay Interview?
Stay Interview może być spotkaniem:
- jeden na jeden – pracownik rozmawia z managerem/ką lub osobą z HR
- dwa na jeden – w rozmowie uczestniczy zarówno manager/ka jak i osoba z HR.
Pierwsze spotkanie Stay Interview przeprowadzam zaraz po onboardingu. Drugie po kilku miesiącach od zatrudnienia. Kolejne spotkania organizuję, jeżeli wiem, że coś się dzieje w zespole i wymagana jest interwencja lub kiedy potrzebuję dodatkowych informacji czy perspektywy.
Na spotkaniu po onboardingu osoba nadal ma świeże spojrzenie na firmę, ale pierwsze zachwyty już minęły. W takiej sytuacji przykładowe pytania, które zadaję to:
- Jak wygląda zderzenie z rzeczywistością?
- Jaka jedna rzecz powinna się znaleźć w onboardingu, żeby był lepszy dla kolejnej osoby?
Kolejne spotkanie Stay Interview organizuję po około pięciu miesiącach. Zakładam, że mam już zbudowane relacje z pracownikiem i może mi zaufać. Moje przykładowe pytania:
- Jaka jest jedna rzecz, którą należałoby zmienić, żeby Tobie pracowało się lepiej?
- Jakie rzeczy najbardziej lubisz w swojej codziennej pracy?
- Jaka jest jedna rzecz, która sprawia, że nie lubisz tutaj pracować?
Kolejne spotkania przeprowadzam, jeżeli dostaję prośbę od managera/ki zespołu lub jeżeli chcę zbadać, jak wprowadzona zmiana w firmie wpłynęła na pracowników.
Kiedy używać Stay Interview?
Zawsze. Jeżeli świadomie pracujemy nad kulturą organizacyjną w firmie i zależy nam na pracownikach.
Exit Interview jest prawie w każdej firmie. Podczas takiego spotkania zbiera się informację, co się wydarzyło, że pracownik zdecydował się zmienić firmę. Stay Interview pozwala zdiagnozować problem wcześniej, zanim stanie się on na tyle bolesny, że ktoś zdecyduje się odejść. To jest szansa, żeby uniknąć pojawiających się problemów.
Dlaczego warto?
Stay Interview jest szansą na zidentyfikowanie pojawiających się problemów i szybkie zareagowanie. Pozwala na sprawdzenie, jak ludzie są zaangażowani i zainteresowani nowymi zmianami. To też moment, w którym możemy zweryfikować, czy to co myślimy, że dla ludzi jest ważne, faktycznie takie jest np. wprowadzane benefity.
Zebrane dane można wykorzystać do poprawy procesu rekrutacyjnego. Kiedy ludzie komentują, dlaczego dobrze im się pracuje, to są to świetne informacje do EVP (Employee Value Proposition). Można jest wykorzystać, żeby przyciągnąć inne osoby do firmy.“
Chcesz dowiedzieć się więcej o spotkaniu Stay Interview? Ewelina poleca przeczytanie tego artykułu: 3 reasons why you should implement stay interviews at your company.
