Facylitacja spotkań, koordynacja projektu, wspieranie Poduct Ownera, wdrażanie zwinnego podejścia w firmie, usprawnianie procesu, rozwiązywanie problemów, zarządzanie zespołem, przygotowywanie raportów. Obowiązki Managera/ki lub Scrum Mastera/ki różnią się w zależności od firmy. Pomimo tej samej nazwy stanowiska pracy, rola w zespole oraz zakres odpowiedzialności pozostaje różny.
Jak upewnić się, że wszyscy mają takie samo zrozumienie odpowiedzialności?
Do zespołu wnosimy lata doświadczeń nabyte w różnych firmach i projektach. Dlatego pojawiają się różnicę w zrozumieniu różnych ról w zespole. Już na samym początku warto omówić swoje obowiązki i oczekiwania z osobami, z którymi będziemy pracować.
W tym artykule omówię, jak przeprowadzić spotkanie zespołu, na którym:
- dowiesz się, czego oczekuje zespół od Twojej roli,
- wyjaśnisz swoją rolę w zespole.
Na końcu artykułu znajdziesz link do wirtualnej tablicy w Muralu, której możesz użyć na swoim spotkaniu.
Moja rola w zespole – cel spotkania
Celem spotkania jest wspólne zrozumienie obowiązków jednej roli np. Managera/ki lub Scrum Mastera/k. W spotkaniu bierze udział cały zespół deweloperski lub projektowy.
Ćwiczenie najczęściej przeprowadzam, kiedy:
- w zespole definiujemy nową rolę w zespole,
- do zespołu dołącza nowa osoba.
Spotkanie zespołu zajmuje około godziny.
Potrzebne materiały na spotkanie zespołu
Podczas spotkania wykorzystuję tablicę przedstawioną na obrazku.
Nad tablicą zapisuję rolę, którą omawiamy na spotkaniu zespołu.
Na tablicy znajdziesz dwie kolumny:
- Najważniejsze zadania
- Unikaj tych rzeczy
Natomiast w rzędach umieszczam:
- Role w zespole – np. projektanci, programiści, product owner, testerzy
Podczas warsztatu w biurze pamiętaj o karteczkach samoprzylepnych i mazakach. W przypadku warsztatów online wystarczy przygotować zdalną tablicę np. na Muralu lub Miro lub użyć dokument Google z przygotowaną wcześniej tablicą.
Moja rola w zespole – przebieg warsztatu
Ostatnio prowadziłam warsztat dla Managera, dlatego w opisie znajdziesz odniesienie do tej pozycji. Warsztat prowadziłam też dla innych ról np. Scrum Mastera/ki oraz Agile Coacha, natomiast może być wykorzystany dla dowolnej roli w zespole.
#1 Praca indywidualna – członkowie zespołu (5 min)
Zaczynam od pracy indywidualnej. Każdy członek zespołu zapisuje na karteczkach:
- trzy główne rzeczy, których oczekuję od swojego Managera,
- jedną rzecz, której Manager powinien unikać.
Każda myśl powinna być zapisana na osobnej karteczce.
#2 Praca w grupach – członkowie zespołu (5 min)
Proszę osoby, które pełnią tą samą funkcję w zespole o połączenie się w grupy np. programiści, projektanci, testerzy. Każda grupa ma za zadanie:
- przedyskutowanie swoich kartek,
- jeżeli wskazują na te sama oczekiwania to połączenie ich w grupę,
- ułożenie oczekiwań od najważniejszych do najmniej istotnych.
Rozróżnienie grup jest istotne, jeżeli mogą mieć specyficzne oczekiwania. W przypadku warsztatu, który prowadziłam, Manager pełnił rolę Managera liniowego tylko dla programistów. Za rozwój testerów i projektantów odpowiedzialne były inne osoby. Dlatego główne oczekiwania grupy programistów i testerów były inne.
#1 i #2 Praca indywidualna – Manager (10 min)
W międzyczasie Manager pracuje indywidualnie i zapisuje:
- trzy najważniejsze obowiązki, które pełni dla każdej roli np. dla programistów, testerów, projektantów,
- jedną rzecz, którą każda z ról powinna unikać
Proszę Managera, żeby swoje odpowiedzi zapisywał na innym kolorze karteczek. Dzięki temu można w łatwy sposób rozróżnić odpowiedzi na tablicy.
#3 Moja rola w zespole – dyskusja (40 min)
Podczas dyskusji uzupełniamy tablicę przechodząc po kolei przez wszystkie grupy. Prezentacja wyników i dyskusja odbywa się według poniższych kroków:
- grupa prezentuje i wyjaśnia najważniejsze oczekiwania względem Managera oraz jedną rzecz, której powinien unikać,
- manager przedstawia trzy główne obowiązki, które pełni dla tej grupy oraz jedną rzecz, której powinna unikać,
- dyskusja, która ma na celu omówienie rozbieżności i uzgodnienie docelowych obowiązków.
Po omówieniu pierwszej grupy np. programistów, przechodzę do kolejnej i powtarzamy schemat.
#4 podsumowanie spotkania – 10 min
Na podsumowanie spotkania zadaję pytanie, która z rzeczy, które omawialiśmy była dla Ciebie najważniejsza?
Odpowiedzi pozwalają na podkreślenie najistotniejszych rzeczy, które padły podczas spotkania.
Moja rola w zespole – zalety spotkania
Główne zalety warsztatu definiującego obowiązki:
- Każda osoba w zespole ma możliwość powiedzenia swoich oczekiwań. Nie zawsze mamy na tyle dobre relacje, żeby zakomunikować wprost swoje potrzeby. Facylitowane spotkanie powinno w tym pomóc.
- Manager/ka lub inna osoba wyjaśniająca swoje obowiązki, dowiaduje się, czego inni od niej oczekują. W przyszłości łatwiej będzie się skupić na rzeczach najważniejszych.
- Mogą pojawić się rozbieżności pomiędzy tym czego oczekuje zespół, a faktycznymi obowiązkami, które pełni dana rola w zespole. Spotkanie daje przestrzeń na wyjaśnienie i doprecyzowanie kluczowych obowiązków.
Jeżeli pracujesz w roli Scrum Mastera/ki, to polecam zrobienie tego warsztatu. Oczekiwania zespołu często dotyczą np. prowadzenia spotkań. Scrum Master/ka od razu ma możliwość odniesienia się do takiego oczekiwania. Może wyjaśnić, że jego/jej rolą jest zbudowanie samoorganizującego się zespołu. W takim wypadku Scrum Master/ka nie będzie prowadzić spotkań, ale skupi się na przekazaniu najważniejszych umiejętności zespołowi, tak żeby spotkania zespołowe były efektywne i osiągały cel.
Kogo warto zapytać o oczekiwania?
Nie tylko zespół definiuje Twoją rolę w zespole. Żeby dobrze zrozumieć i wyjaśnić swoje kluczowe obowiązki, warto uwzględnić kilka perspektyw:
- opis i zakres obowiązków pozycji w organizacji
- kluczowe oczekiwania bezpośredniego przełożonego
- oczekiwania zespołu
- własna wizja i chęć rozwoju
Idealnie jest, jeżeli oczekiwania różnych perspektyw są ze sobą spójne. Niestety nie zawsze tak jest. Natomiast jasność, czego od Ciebie oczekują różne osoby, na pewno pomoże w doprecyzowaniu swojej roli.
Moja idealna rola w zespole
Ostatni punkt, czyli „własna wizja i chęć rozwoju” jest często zaniedbywany. To Ty kreujesz swoją rolę, więc warto wiedzieć co chcesz osiągnąć.
Kilka otwartych pytań, które mogą Ci pomóc w autorefleksji i definicji Twojej roli:
- Jakie powinny być Twoje trzy najważniejsze obowiązki?
- Jak chcę być postrzegany/na przez innych?
- Jakim Managerem lub Managerką chcę być?
- Czego nie chcę robić w tej roli?
Masz problem ze zdefiniowaniem w jaką stronę chcesz się rozwijać w swojej roli? Google na pewno pomoże. Wyszukaj w Internecie i zapisz jak najwięcej obowiązków dotyczących Twojej roli. Mając wszystkie zapisane na kartce, zadaj sobie wcześniejsze pytania jeszcze raz.
Przydatne rozszerzenia
Jeżeli podczas warsztatu chcesz omówić obowiązki wszystkich ról, to polecam ćwiczenie zaproponowane przez Atlassian. Prowadziłam je kilkukrotnie i nadal jest moim ulubionym ćwiczeniem: Roles and responsibilities.
Szablon na warsztat w Muralu
Jeżeli planujesz przeprowadzenie warsztatu online, to zapraszam do przeglądnięcia i użycia szablonu w Muralu.
Szukasz innych ciekawych rozwiązań do pracy z zespołem? Może Cię zainteresować artykuł: Spotkanie jeden na jeden ze Scrum Masterem. Po co, kiedy i jak?
